Se gere uma oficina automóvel em Portugal, já deve ter ouvido o termo “programa de faturação certificado” e ficado sem saber ao certo se isto se aplica à sua oficina, e se um sistema como o Garage resolve essa parte. Este artigo explica, de forma direta e sem promessas vazias, o que a lei portuguesa exige em matéria de faturação certificada, quem está mesmo obrigado a cumprir, quanto pode custar não cumprir, e onde entra (e onde não entra) o Garage nesta equação.
O que é um programa de faturação certificado
Um programa de faturação certificado é um software avaliado e aprovado previamente pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), nos termos da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, que regulamenta a certificação prévia a que se refere o artigo 123.º do Código do IRC (CIRC). A certificação garante que o programa cumpre requisitos técnicos que impedem a alteração de faturas já emitidas, mantêm a numeração sequencial intacta e permitem a comunicação de dados à AT quando exigido.
Só um programa com este selo pode emitir faturas com validade fiscal em Portugal. A Autoridade Tributária publica e atualiza a lista de programas certificados no Portal das Finanças, onde qualquer oficina pode confirmar se o software que usa, ou pretende contratar, está mesmo nessa lista.
Quem é obrigado a usar um programa de faturação certificado
Nem toda a oficina automóvel está obrigada a ter um programa de faturação certificado, mas as situações que geram essa obrigação são mais comuns do que parece. Segundo o artigo 123.º do CIRC e o Decreto-Lei n.º 28/2019, fica obrigado a usar exclusivamente um programa certificado quem se encontra numa destas três situações:
- Tem contabilidade organizada, independentemente do volume de negócios (a generalidade das sociedades, Lda. ou Unipessoal, e alguns empresários em nome individual);
- Faturou mais de €50.000 no ano anterior, mesmo estando no regime simplificado;
- Já usa hoje um programa de faturação informático, seja qual for o volume de negócios: a partir do momento em que decide emitir faturas por computador em vez de à mão, esse programa tem de estar certificado.
Em termos simples, contabilidade organizada é o regime mais completo, usado pela generalidade das sociedades comerciais e por quem ultrapassa determinados limites de faturação. Contabilidade simplificada é o regime mais leve, comum em pequenos empresários em nome individual com faturação mais baixa. Se não sabe ao certo qual dos dois regimes se aplica à sua oficina, essa é a primeira pergunta a fazer ao seu contabilista, antes de decidir se precisa (ou não) de um programa certificado.
Ou seja, mesmo uma oficina pequena, em nome individual e com contabilidade simplificada, entra na obrigação assim que ultrapassa os €50.000 de faturação anual ou decide passar a faturar num computador. Os limiares e as regras podem ser atualizados, por isso vale sempre confirmar a situação concreta da sua oficina com o contabilista antes de decidir.
Quanto custa não cumprir: as coimas do RGIT
O incumprimento desta obrigação não é um pormenor administrativo, é tratado como infração fiscal. O artigo 128.º do Regime Geral das Infrações Tributárias (RGIT) prevê coima entre €1.500 e €18.750 para quem estiver obrigado a usar um programa de faturação certificado e não o fizer.
Para uma oficina pequena ou média, isso pode significar meses de faturação perdidos numa única multa, por uma situação que se evita com a escolha certa de software desde o início. Os valores exatos aplicáveis a cada caso dependem da gravidade da situação, por isso confirme sempre com o seu contabilista se o programa que usa hoje está mesmo certificado, sobretudo se já fatura pelo computador ou está perto dos €50.000 anuais.
O que o Garage cobre, e o que não cobre
Aqui está o ponto mais importante deste artigo: o Garage não é, e não substitui, um programa de faturação certificado. Nem em Portugal, nem em nenhum outro mercado onde é usado.
O Garage organiza o que acontece antes da fatura: o orçamento apresentado ao cliente, a ordem de reparação (OR) com o histórico da viatura por matrícula, as peças, a mão de obra e o relatório técnico do serviço. Estes são documentos internos de gestão, essenciais para organizar a oficina e dar transparência ao cliente, mas não têm o estatuto fiscal de uma fatura certificada.
Na prática, o fluxo mais comum numa oficina que usa o Garage é este: o cliente aprova o orçamento, a oficina executa o serviço com a ordem de reparação a acompanhar tudo, peças e mão de obra incluídas, e a fatura final é emitida à parte, no programa de faturação certificado que já usa com o seu contabilista. O Garage e o programa de faturação certificado trabalham em paralelo: um organiza a oficina, o outro cumpre a obrigação fiscal. Não são a mesma coisa, e não é essa a promessa deste sistema.
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Checklist: a minha oficina precisa de um programa certificado?
Responda a estas perguntas para perceber rapidamente a sua situação. Se respondeu “sim” a qualquer uma delas, é bem provável que já esteja, ou deva estar, obrigado a usar um programa de faturação certificado:
- A minha oficina tem contabilidade organizada, e não contabilidade simplificada?
- Faturei mais de €50.000 no último ano civil?
- Já emito faturas através de um computador ou programa, mesmo que seja apenas uma folha de cálculo?
- Sou uma sociedade (Lda., Unipessoal ou similar), e não um empresário em nome individual de baixo volume?
- O meu contabilista já perguntou se o meu software de faturação está certificado pela AT?
Nenhuma destas perguntas substitui uma confirmação formal, mas ajuda a perceber se vale a pena tratar do assunto agora, antes de uma coima, e não depois.
Perguntas frequentes
O Garage substitui o meu programa de faturação certificado?
Não. O Garage não substitui o seu programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária. O Garage organiza orçamentos, ordens de reparação e o histórico da viatura. A fatura com validade fiscal continua a ser emitida no seu programa de faturação habitual.
A ordem de reparação (OR) do Garage tem validade fiscal?
Não. A ordem de reparação é um documento interno de gestão, útil para o cliente aprovar o serviço e para a oficina manter um histórico organizado por matrícula, mas não substitui a fatura emitida pelo programa certificado.
Como sei se o meu programa de faturação atual está certificado pela AT?
A Autoridade Tributária publica e atualiza uma lista de programas certificados no Portal das Finanças. Se tiver dúvidas sobre o software que usa hoje, confirme diretamente com o fornecedor ou com o seu contabilista.
A minha oficina está isenta se faturar pouco?
Pode estar, se não tiver contabilidade organizada, faturar abaixo de €50.000 por ano e continuar a emitir faturas à mão. Mesmo assim, confirme sempre com o contabilista, porque cada situação tem particularidades e os limiares podem ser atualizados.
Posso ser multado mesmo sendo uma oficina pequena?
Sim. A obrigação não depende do tamanho da oficina, depende da faturação anual, do regime contabilístico e do facto de já usar, ou não, um programa de faturação por computador. A coima do RGIT aplica-se a quem estiver obrigado e não cumprir, seja qual for a dimensão do negócio.
Este artigo tem fins informativos e não substitui aconselhamento fiscal ou contabilístico profissional. Confirme sempre a situação concreta da sua oficina com o seu contabilista ou junto da Autoridade Tributária e Aduaneira.
