Conteúdo
- Folha de obra, orçamento e fatura: as diferenças
- O que deve constar na folha de obra
- Como preencher em dois minutos
- Cinco erros que custam dinheiro à oficina
- Papel ou digital: quando a folha em papel deixa de chegar
- Da folha de obra à ordem de reparação no sistema
- Perguntas frequentes
- Conclusão
A folha de obra é o documento que acompanha a viatura desde que entra na oficina até ser entregue ao cliente. É nela que fica escrito o que o cliente reclamou, o que foi diagnosticado, que peças foram aplicadas e quanto tempo demorou cada trabalho.
Quem trabalha sem folha de obra discute no balcão. Discute o preço que ficou combinado, discute se aquele risco no para-choques já lá estava, discute se o cliente autorizou ou não a segunda reparação. Quem trabalha com ela tem a conversa toda por escrito, com data.
Aqui tem o modelo pronto para descarregar em três formatos, o que deve constar em cada bloco, como preencher sem perder tempo e os cinco erros que mais custam dinheiro às oficinas portuguesas.
Modelo gratuito
Folha de obra para oficina automóvel
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Descarregar em PDFou descarregue em Word (editável) · Excel (3 folhas)
O PDF imprime em A4 e já vem com os campos prontos. O Word serve para pôr o logótipo e a morada da oficina. O Excel é para quem prefere controlar todas as folhas de obra numa lista.
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A mesma folha de obra, sem papel
Abra a ordem de reparação quando a viatura entra, envie o orçamento por WhatsApp e tenha o histórico de cada matrícula sempre à mão.
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O resumo, direto ao assunto
| O que é | O documento de oficina que regista a avaria, o diagnóstico, as peças aplicadas e a mão de obra de cada viatura. |
| Não é fatura | A folha de obra é um documento de trabalho. A fatura continua a ser emitida pelo programa de faturação certificado da oficina. |
| O campo mais esquecido | A autorização do cliente com data e hora. É o que resolve a discussão de quem autorizou o quê. |
| O erro mais caro | Peça aplicada e não registada. Sai da prateleira, entra na viatura e nunca entra na conta. |
| Formatos | PDF para imprimir, Word para editar com o logótipo e Excel para controlar todas as folhas numa lista. |
| Quando passar a digital | Quando começar a procurar folhas antigas mais vezes do que as preenche. |
Folha de obra, orçamento e fatura: as diferenças
A folha de obra é o documento de trabalho da oficina. Nasce quando a viatura entra, acompanha a reparação e fecha quando o cliente levanta o carro. Serve para a equipa saber o que fazer e para o cliente saber o que foi feito.
Muita gente confunde os três documentos que circulam numa reparação. São coisas diferentes, com funções diferentes:
| Documento | Para que serve | Quando é feito |
|---|---|---|
| Orçamento | Apresentar ao cliente o que vai custar, antes de se mexer na viatura | Depois do diagnóstico e antes da reparação |
| Folha de obra | Registar o trabalho: avaria, diagnóstico, peças aplicadas, mão de obra e quem executou | Abre na entrada e vai sendo preenchida durante a reparação |
| Fatura | Documento fiscal da venda, emitido pelo programa certificado da oficina | No fim, quando o cliente paga |
A folha de obra não substitui a fatura
A folha de obra regista o trabalho; a fatura regista a venda, e continua a sair do programa de faturação que a oficina já usa. Isso não faz dela um papel sem relevância fiscal: confirme com o seu contabilista como deve ser processada na sua oficina.
Há quem use os dois nomes como se fossem a mesma coisa, mas nos formulários portugueses publicados eles não são iguais. A folha de obra tende a ser o registo da execução: trabalhos feitos, peças aplicadas, tempos e técnico responsável. A ordem de reparação tende a ser o documento de receção, com o estado da viatura e a assinatura do cliente.
Na mesma reparação podem existir os dois. O que não convém é concluir que, por ter um título, o papel prova por si que houve autorização para reparar: o que prova é o campo da autorização preenchido, com data, hora e meio.
O que deve constar na folha de obra
Uma folha de obra que resolve problemas tem oito blocos. Faltar um deles é onde costumam nascer as discussões.
1. Identificação da oficina e número da folha
Nome, morada, NIF e contacto da oficina, mais um número sequencial. O número parece detalhe, mas é o que permite ligar a folha ao orçamento, às peças e, mais tarde, à fatura.
2. Dados do cliente
Nome, NIF, telemóvel e e-mail. O telemóvel é o campo que mais falta e o que mais faz falta, porque é por ali que se pede a autorização para a reparação extra.
3. Dados da viatura
Matrícula, marca e modelo, ano, número de chassis, quilometragem à entrada e combustível. A quilometragem à entrada vale ouro: é o que permite saber, dois anos depois, se aquela correia já foi feita e com que quilómetros.
4. Reclamação do cliente, nas palavras dele
Este é o campo que quase toda a gente preenche mal. Escreva o que o cliente disse, não a sua tradução técnica. Se ele disse que faz um barulho ao travar a frio, escreva isso. A tradução para linguagem de oficina vem no campo seguinte.
5. Diagnóstico e trabalho a executar
O que a oficina encontrou e o que vai fazer. É aqui que a reclamação do cliente vira plano de trabalho, e é o campo que o técnico lê quando pega na viatura.
6. Peças aplicadas
Referência, descrição, quantidade e preço. Registar a peça no momento em que ela sai da prateleira, não no fim do dia. Deixar para depois é a origem do erro mais caro da lista mais abaixo.
7. Mão de obra
Trabalho executado, técnico responsável, tempo e valor à hora. Sem este bloco não há forma de saber se uma reparação deu lucro ou se o tempo comeu a margem toda.
8. Autorização e assinaturas
Data, hora e meio pelo qual o cliente autorizou, mais a assinatura à entrega. Se a autorização veio por telefone ou por WhatsApp, escreva isso no campo. Vale mais do que parece no dia em que houver desacordo.
Como preencher em dois minutos
A folha de obra não se preenche de uma vez. Preenche-se em três momentos, e é por isso que demora tão pouco de cada vez.
- Na entrada da viatura. Cliente, viatura, quilometragem e a reclamação nas palavras do cliente. Trinta segundos no balcão, com o cliente à frente.
- Depois do diagnóstico. O que foi encontrado, o que vai ser feito e a estimativa. Daqui sai o orçamento que vai para o cliente.
- Durante a reparação. Cada peça no momento em que sai da prateleira, cada trabalho no momento em que é feito. Este é o único passo que exige disciplina, e é o que separa a oficina que sabe quanto ganhou da que só sabe quanto faturou.
- Na entrega. Totais, observações, material substituído e assinatura.
O truque da fotografia à entrada
Tire duas ou três fotografias à viatura quando ela entra, de preferência aos pontos onde já há danos. Não precisa de equipamento nenhum, o telemóvel chega. É a prova que acaba com a conversa do risco que ninguém sabe de onde veio.
Do papel ao ecrã
Cada folha de obra ligada à matrícula
Em vez de procurar numa capa, escreve a matrícula e vê tudo o que já foi feito àquela viatura, com fotografias.
Experimentar grátisCinco erros que custam dinheiro à oficina
| Erro | Como aparece | Como se resolve |
|---|---|---|
| Peça aplicada e não registada | O stock não bate ao fim do mês e ninguém sabe explicar | Registar a peça quando sai da prateleira, nunca no fim do dia |
| Reclamação escrita em linguagem técnica | O técnico repara outra coisa e o cliente volta com o mesmo problema | Escrever o que o cliente disse e traduzir só no campo do diagnóstico |
| Autorização sem data nem hora | Desacordo no balcão sobre o que foi autorizado | Campo próprio, com meio, data e hora, mesmo quando a autorização é por telefone |
| Quilometragem em branco | Não há histórico para saber quando repetir a manutenção | Campo obrigatório à entrada, antes de a viatura ir para o elevador |
| Folha fechada sem totais | A oficina não sabe que reparações dão lucro | Fechar sempre com o subtotal de peças e o de mão de obra separados |
Os cinco têm a mesma raiz: deixar para depois o registo que demora segundos no momento certo. Uma folha de obra bem preenchida não dá trabalho a mais, muda é o momento em que o trabalho é feito.
Papel ou digital: quando a folha em papel deixa de chegar
A folha em papel funciona bem e vai continuar a funcionar numa oficina pequena. O problema do papel nunca é preencher. É consultar.
| Aguenta bem | Onde deixa de chegar | |
|---|---|---|
| Papel | Oficina pequena, com o dono no balcão | Quando é preciso ver o histórico de uma matrícula, ou quando outra pessoa precisa de encontrar a folha |
| Folha de cálculo | Duas ou três pessoas, se houver disciplina a preencher | Quando o ficheiro só existe no computador do balcão, ou quando é preciso consultar fora da oficina |
| Sistema | Da oficina de um elevador à que tem equipa | O custo é a mensalidade e as duas primeiras semanas de hábito novo |
O sinal honesto de que chegou a altura é este: quando procurar folhas antigas começa a tomar mais tempo do que preenchê-las, o papel já ficou mais caro do que a alternativa.
Da folha de obra à ordem de reparação no sistema
No Garage, a folha de obra passa a chamar-se ordem de reparação e deixa de andar na capa. Escreve a matrícula e vê o histórico da viatura pela matrícula, com fotografias.
Em todos os pacotes estão incluídas as ordens de reparação ilimitadas, a gestão de orçamentos ilimitada, o registo de clientes, produtos, serviços e viaturas, o envio da OR por e-mail, a partilha por WhatsApp e o logótipo da oficina no documento.
O pacote Essential custa 19,90€ por mês e serve o técnico que trabalha sozinho, porque inclui um utilizador, o controlo de orçamentos, os relatórios de clientes e de ordens de reparação emitidas, os gráficos analíticos e 6 GB para fotografias.
O pacote Premium custa 20,90€ por mês e é o que faz sentido quando há equipa: inclui até sete utilizadores, o relatório técnico com fotografias, a marcação de clientes, o controlo de comissões, o controlo de stock, o controlo de custo contra lucro, a cópia de segurança dos dados e 16 GB para fotografias.
Uma nota importante, para não haver mal-entendidos: o Garage não faz faturação certificada e não emite faturas. A fatura continua a sair do programa certificado que a oficina já usa. O que o sistema resolve é o trabalho da oficina, do momento em que a viatura entra até à entrega. Se a sua oficina é das que estão obrigadas a programa de faturação certificado, confirme com o contabilista que documentos pode entregar ao cliente e por que via, porque a regra olha para a função do documento e não para o nome dele.
Perguntas frequentes
O que é uma folha de obra numa oficina automóvel?
É o documento de trabalho que acompanha a viatura durante a reparação. Regista quem é o cliente, que viatura é, o que o cliente reclamou, o que a oficina diagnosticou, que peças foram aplicadas, quanto tempo demorou e quem executou. Serve para a equipa se orientar e para o cliente saber o que foi feito.
A folha de obra é igual à ordem de reparação?
Não exatamente, apesar de muita gente usar os dois nomes como sinónimos. Nos formulários portugueses publicados, a folha de obra é o registo da execução (trabalhos, peças, tempos, técnico) e a ordem de reparação é o documento de receção e autorização, com o estado da viatura e a assinatura do cliente. Numa mesma reparação podem coexistir. A função conta mais do que o título.
A folha de obra substitui a fatura?
Não substitui. A folha de obra regista o trabalho e a fatura regista a venda, e a fatura continua a sair do programa de faturação que a oficina utiliza. O que não se pode dizer é que a folha de obra seja um papel sem relevância fiscal: a lei da faturação (Decreto-Lei n.º 28/2019) trata como fiscalmente relevantes, além das faturas, os documentos de conferência e quaisquer outros suscetíveis de apresentação ao cliente para conferir serviços, independentemente da designação. Confirme com o seu contabilista como processar a sua.
O modelo é mesmo gratuito?
É. Descarrega em PDF, Word ou Excel sem deixar e-mail e sem criar conta. Pode imprimir, editar e pôr o logótipo da oficina à vontade.
Qual formato devo escolher?
O PDF se quer imprimir e usar já, porque sai direito em A4 com os campos prontos. O Word se quer pôr o logótipo, a morada e o NIF da oficina antes de imprimir. O Excel se prefere controlar todas as folhas de obra numa lista, com uma folha para as peças e outra para a mão de obra.
Quando é que vale a pena passar da folha em papel para um sistema?
Quando consultar passa a custar mais do que registar. Se já lhe acontece procurar numa capa o que foi feito a uma matrícula há seis meses, ou se mais alguém além de si precisa de encontrar essa informação, o papel já está a atrasar o balcão.
Conclusão
A folha de obra é o documento mais barato que existe numa oficina e o que mais problemas evita. Custa dois minutos distribuídos por quatro momentos e resolve a maior parte das discussões de balcão, porque põe por escrito aquilo que de outra forma fica na memória de duas pessoas que se lembram de maneiras diferentes.
Descarregue o modelo, imprima meia dúzia e experimente na próxima viatura que entrar. Se ao fim de um mês a capa das folhas antigas já estiver a atrasar o balcão, aí sim vale a pena olhar para um sistema.
Comece pelo papel se preferir. Mas quando a capa das folhas antigas começar a atrasar o balcão, o passo seguinte já está pronto.
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