Software de Gestão para Redes de Oficinas Multi-Loja em Portugal

Gerir uma oficina automóvel já tem os seus desafios. Gerir uma rede com duas, três ou mais oficinas ao mesmo tempo multiplica-os: cada loja tem os seus próprios clientes, ordens de reparação (OR) e stock, quer a rede trabalhe sobretudo com automóveis ligeiros, quer inclua também motociclos ou camiões. Nem sempre é fácil manter tudo organizado sem perder tempo a ligar de loja em loja. Se está à procura de um software de gestão para rede de oficinas em Portugal, este artigo explica o que este tipo de operação costuma precisar, o que já está confirmado no Garage e o que vale a pena confirmar diretamente connosco antes de decidir mudar toda a rede.

Resumo rápido para quem gere várias oficinas:

O plano Premium permite até 7 utilizadores por conta, cada um com o seu próprio acesso; o Essential está limitado a 1 utilizador.
O controlo de stock de peças também está disponível apenas no plano Premium.
Um painel com visão consolidada entre lojas não é uma funcionalidade que possamos confirmar aqui: se é essa a sua prioridade, confirme diretamente com a equipa Garage.
O teste é gratuito durante 7 dias, sem necessidade de cartão de crédito.

Os desafios próprios de gerir mais do que uma oficina automóvel

Numa oficina automóvel única, o dono ou o gerente costuma saber, quase de cor, o que se passa em cada ordem de reparação, quem está a tratar de quê e o que falta em stock. Assim que existe uma segunda loja, essa noção informal deixa de funcionar. Cada oficina passa a ter a sua própria rotina e, muitas vezes, o seu próprio caderno, folha de cálculo ou grupo de conversa para organizar o trabalho do dia a dia.

O resultado mais comum é a falta de padronização: um cliente é atendido de uma forma numa loja e de outra forma na loja seguinte. O histórico de reparações de um veículo, associado à respetiva matrícula, pode ficar apenas na memória de um mecânico ou numa folha que se perde. E quando surge um problema, o gerente da rede só fica a saber pelo telemóvel, muitas vezes tarde demais.

O que uma rede de oficinas automóveis precisa de um software de gestão em Portugal

Antes de escolher um software de gestão para a sua rede de oficinas em Portugal, vale a pena parar e listar aquilo que, na prática, faz falta a quem gere mais do que uma loja. Os pontos mais comuns costumam ser estes:

Um sistema onde cada colaborador tem o seu próprio acesso e regista o que fez em cada OR, sem depender de um único computador ou de um único login partilhado por todos.
Processos de trabalho iguais em todas as lojas, para que um cliente seja atendido da mesma forma, seja qual for a oficina que visita.
Controlo de stock de peças, sobretudo quando há peças compradas ou geridas em conjunto entre lojas.
Uma forma simples de perceber o que está a acontecer em cada loja, sem ter de telefonar a cada gerente todos os dias.
Um fornecedor que responda com rapidez quando surge um problema, porque com várias lojas em funcionamento, uma falha no sistema afeta mais gente ao mesmo tempo.

Nem todos estes pontos têm, hoje, uma resposta igualmente clara da nossa parte. Por isso, separamos a seguir o que já está confirmado do que ainda precisa de ser confirmado diretamente com a equipa Garage.

O que já está confirmado no Garage para equipas com vários utilizadores

Vários utilizadores, mas só a partir do Premium

No plano Premium, o Garage suporta até 7 utilizadores dentro da mesma conta, com 3 níveis de permissão diferentes. Isto significa que não é preciso partilhar um único login entre toda a equipa: cada mecânico, rececionista ou gerente pode aceder com a sua própria conta e registar o trabalho que realiza em cada OR. No plano Essential, o acesso está limitado a 1 utilizador: para qualquer loja da rede com mais do que uma pessoa a trabalhar ao mesmo tempo, isto costuma tornar o Premium o ponto de partida mínimo, mesmo antes de pensar em stock.

Controlo de stock, exclusivo do plano Premium

Se a sua rede gere peças, seja na compra, no consumo ou na reposição, o controlo de stock também está disponível apenas no plano Premium. Para redes que partilham peças entre lojas ou que compram em maior volume, esta costuma ser mais uma razão para optar pelo Premium, além do número de utilizadores.

Apoio por e-mail em todos os planos, com WhatsApp no Premium

O apoio ao cliente está incluído por e-mail em ambos os planos. No Premium, passa a incluir também WhatsApp. Para uma rede com várias lojas em funcionamento ao mesmo tempo, em que uma falha no sistema afeta mais gente de uma vez, ter um canal de apoio mais direto costuma pesar na escolha.

Visão consolidada entre lojas: o que confirmar antes de decidir

Uma das perguntas mais naturais de quem gere uma rede é se existe um painel único onde consegue ver, ao mesmo tempo, o que se passa em todas as lojas: OR em aberto, atividade de cada equipa, situação de cada loja. É uma necessidade real e comum a quase todas as redes de oficinas.

Optámos por não prometer essa funcionalidade de forma específica neste artigo, porque não é algo que possamos confirmar com segurança a partir daqui. Se esta visão consolidada entre lojas for a sua prioridade principal na escolha de um software, o mais correto é perguntar diretamente à equipa Garage, antes de mudar toda a rede, se e como essa necessidade é coberta hoje. Fale connosco e descreva a estrutura concreta da sua rede, incluindo o número de lojas, o número de utilizadores e se as lojas partilham stock entre si, para obter uma resposta ajustada à sua situação.

Essential ou Premium para uma rede de oficinas

O Garage tem dois planos: Essential e Premium. Atualmente, o Essential custa €19,90/mês e inclui apenas 1 utilizador, sem controlo de stock. O Premium custa €20,90/mês, com preço de referência de ~~€24,90~~, e inclui até 7 utilizadores com diferentes níveis de permissão, além do controlo de stock. Para uma rede com mais de uma loja, há por isso duas diferenças relevantes entre planos, não só o stock: o número de utilizadores também muda.

Quando o Essential pode chegar

Como o Essential está limitado a 1 utilizador por conta, só costuma fazer sentido para uma loja onde uma única pessoa regista todo o trabalho, por exemplo, uma oficina pequena da rede gerida por um único responsável. Assim que há mais do que uma pessoa a atender clientes ou a fazer reparações na mesma loja, o Essential deixa de ser suficiente, independentemente da questão do stock.

Quando o Premium compensa

Se cada loja tem mais do que uma pessoa a trabalhar, seja mecânico, rececionista ou gerente, o Premium costuma ser necessário só para ter um utilizador por pessoa, com até 7 utilizadores por conta. Se a sua rede também compra peças em conjunto, partilha stock entre lojas ou quer controlar o inventário de cada oficina, isso reforça ainda mais a escolha pelo Premium.

O limite de 7 utilizadores é por conta do Garage. Se a sua rede tem mais pessoas do que isso ao todo, ou está a pensar juntar várias lojas na mesma conta, confirme com a equipa Garage qual a melhor forma de organizar os acessos antes de registar todas as lojas de uma vez.

Checklist prático para escolher software de gestão para a sua rede

Antes de decidir, vale a pena rever esta lista com a sua equipa:

Quantos utilizadores precisa de registar, no total, entre todas as lojas? Qualquer loja com mais do que uma pessoa já costuma exigir o Premium, que permite até 7 utilizadores por conta.
Alguma das lojas gere stock de peças de forma que também justifique o plano Premium?
Os processos de atendimento e de OR são iguais em todas as lojas, ou seria uma boa oportunidade para os padronizar?
Como vai ser feita a migração dos dados que já tem, sem perder o histórico de clientes e veículos?
Já testou o sistema numa loja antes de decidir alargar a toda a rede?

Este último ponto é talvez o mais importante. Com uma rede, o custo de escolher mal um sistema é maior, porque envolve mais pessoas e mais lojas ao mesmo tempo. Testar primeiro numa oficina reduz esse risco.

Perguntas frequentes

O Garage tem um painel específico com visão de todas as lojas ao mesmo tempo?

Neste momento, o que podemos confirmar é que o Garage suporta até 7 utilizadores dentro da mesma conta, no plano Premium. Uma funcionalidade específica de painel consolidado entre lojas não é algo que possamos confirmar aqui: recomendamos falar diretamente com a equipa Garage para validar o que está disponível.

Quantos utilizadores posso ter para a minha rede de oficinas?

Depende do plano: o Essential inclui 1 utilizador e o Premium inclui até 7 utilizadores, com 3 níveis de permissão diferentes, dentro da mesma conta. Se a sua rede tem mais de 7 pessoas ao todo, ou está a pensar juntar várias lojas na mesma conta, confirme diretamente com a equipa Garage qual a melhor forma de organizar os acessos.

O controlo de stock funciona da mesma forma em todas as lojas?

O controlo de stock está disponível no plano Premium. Se tem dúvidas sobre como configurá-lo para várias lojas, este é um dos pontos que vale a pena esclarecer antes de registar toda a rede.

O Garage emite faturas certificadas para as várias lojas da rede?

Não. O Garage organiza orçamentos e documentos internos de cada ordem de reparação, mas não emite fatura certificada pela Autoridade Tributária. Para perceber melhor este ponto, consulte o nosso artigo sobre faturação certificada para oficinas automóveis em Portugal. Para a faturação fiscal oficial, deve continuar a utilizar o sistema já certificado que já tem para esse efeito.

Posso testar antes de mudar toda a rede para o Garage?

Sim. O Garage tem um teste gratuito de 7 dias, sem necessidade de cartão de crédito. Uma boa prática é começar por uma única loja, confirmar que o sistema serve as suas necessidades e só depois alargar às restantes.

Comece pela primeira loja

Se gere uma rede de oficinas automóveis e quer perceber, na prática, como o Garage se comporta com vários utilizadores, o passo mais seguro é experimentar antes de decidir. Registe a sua primeira oficina e experimente o Garage gratuitamente durante 7 dias, sem necessidade de cartão de crédito. Assim, consegue avaliar o sistema com a sua equipa real antes de alargar o registo às restantes lojas da rede.